烟台职业学院合同管理办法

  “学校”）合同管理，防范法律风险，维护学校合法权益，根据《中华人民共和国民法典》等法律和法规和《烟台职业学院章程》，结合学校实际，制定本办法。

  第二条本办法所称的合同是指以学校名义，与其他平等主体的自然人、法人或其他组织之间为明确各方的权利义务关系所订立的书面协议。

  第三条学校签订合同，一定要遵守国家法律和法规，必须维护学校合法权益，坚持平等互利、协商一致、诚实守信的原则，任何部门和个人不得利用合同损害学校利益。

  第四条学校依据法律和法规和学校的合同管理制度，对合同的拟订、审查、审批、签订、履行、变更、终止、争议解决、档案管理和责任追究等进行全过程管理。

  第五条合同签订实行法人授权制度，凡未经审批授权，任何部门和个人不得以学校名义对外签订合同，亦不得以二级单位名义对外签订合同。

  委托代理人应当掌握职责范围内法律和法规，在合同签订和履行过程中，认真负责，积极预防风险和失误，确保合同有效履行。

  严禁以学校名义签订任何性质的担保合同，未经批准不得以学校名义签订投资合同和借贷合同。

  第六条合同管理实行党委统一领导、分类分级审批与预算管理、收支管理、采购管理相结合的全过程管理机制。

  第八条合同承办部门是指按照其职责范围具体承办合同事项的部门，主要职责为：

  （一）设置合同管理员，根据工作需要制定本部门合同管理细则和工作流程，建立合同档案；

  （三）负责所承办合同的可行性分析论证和合同相对方的资信调查、关联关系调查；

  （六）履行合同义务，监控合同相对方的履行情况，及时汇报合同履行过程中发生的问题，提出处理问题的意见和建议；

  第九条合同归口管理部门是指学校相关职能部门，依据业务范围和工作职责，负责特定类型合同的归口管理工作，主要职责为：

  （四）审查合同是否有财务风险，款项来源、约定费用是否明确，资金结算和付款方式是不是满足财务规定；

  （五）涉及教学改革、师资培训、教材采购、课程建设以及高水平大学、高水平学科建设的，由教务处审核；

  （六）涉及校园基建维修、绿化、餐饮服务、水电暖气及物业服务项目的，由后勤服务处审核；

  （九）涉及学校学历继续教育，由成人教育处审核；涉及开放大学学历继续教育的，由烟台广播电视大学教学部审核；涉及非学历继续教育的，由继续教育与培训部审核；

  合同内容无明确业务管理部门的，由合同承办部门报党政办公室提请学校研究确定。

  本办法所称经济类合同，是指具有金钱给付、有偿转让及别的形式的经济、金钱往来所订立的合同，包括但不限于货物、服务采购合同，基建、维修工程合同，培训合同，融资、投资、借贷合同，资产租赁、处置、转让合同，捐赠合同，技术服务、开发、转让、咨询、许可合同等。

  本办法所称非经济类合同，是指不具有经济往来或以金钱给付为内容的合同，包括但不限于战略合作合同、产学研合作协议、校企合作建立实习、实训基地、实验室等合同。

  第十四条学校合同按照重要程度分为重要合同和一般合同。其中，重要合同包括：

  第十五条学校对外订立合同，应当采用书面形式。合同文本应当打印或印刷制作，多页合同须在页面底端载明页码和总页码。

  第十六条合同文本要做到标的明确，内容合法可行，主要条款完备，权利义务明确，违约责任清晰，文字表达准确。

  （一）合同各方的名称、地址、邮政编码、电话、法定代表人（负责人）或代理人姓名、职务、联系方式；

  第十八条合同中的术语、特有词汇、重要概念应设专款解释。合同中涉及数字、日期时须注明是否包含本数，涉及金额的数字须同时附上大写。

  合同的末页应当载有合同正文条款，否则应标明“此页无正文”字样，以示末页仅为签字盖章页。

  第十九条学校对外订立合同，学校已制定合同范本的应当优先使用；没有合同范本的应当争取起草合同文本的权利，合同文本由承办部门起草；确有必要由合同相对方草拟的，应就合同条款积极谈判、严格审查合同内容，维护学校权益。

  第二十条合同起草前，合同承办部门和承办人应从维护学校利益出发，就合同事项与合同相对方进行充分谈判、协商。对于影响重大、专业方面技术或法律关系复杂的合同，必须组织法律、技术等专业技术人员参与谈判，必要时可聘请外部专家参与相关工作。

  第二十一条合同拟定前，合同承办部门和承办人应对合同相对方的主体资格、资质、资信状况、营业范围、履约能力、经济实力、社会信誉、委托代理权限等情况做调查审核。

  依据法律和法规规定，合同相对方订立、履行特定合同应当具备相应的资质、许可条件的，合同承办部门和承办人应当要求合同相对方出具相关资质证书原件或证明文件一并进行核验并复印留存。

  合同承办部门和承办人应在“全国法院被执行人信息查询系统”“失信被执行人查询系统”查验合同相对方是不是真的存在被列为失信被执行人或被强制执行且仍未执行完毕的情形。合同相对方如存在上述失信情形的，应在合同审签表中注明。

  合同涉及房屋、土地使用权等不动产，或机动车等特殊动产，或商标、专利、著作权等知识产权的权属转移或许可使用的，应要求合同相对方提供对应的权属证明文件。

  第二十二条合同承办部门和承办人对所拟定合同的内容是不是满足上级业务主管部门的文件、规定等负责。

  第二十四条合同签订前，合同承办部门、合同综合管理部门、合同归口管理部门及财务处、资产管理处等相关职能部门和法律顾问应对合同文本进行审查。

  第二十五条经过审查的合同，按照合同的重要程度分类分级审批。提交党委会、校长办公会审批的合同，应履行相应审批程序。

  第二十六条提交会议审批的材料包含合同文本、合同审核及用印审批单及相关说明等，经济类合同均须附律师事务所出具的法律意见书。

  合同签订应严格遵守法人授权制度。学校法定代表人可直接签订合同，也可授权学校分管领导签订合同。

  第二十八条合同的签订，原则上应当让合同相对方先行在合同上签字盖章。确需学校先行签字盖章的，合同承办部门须在合同审批单中说明情况，并确保合同相对方及时向学校送达签署好的合同文本。

  第二十九条合同相对方为单位的，合同应当由其法定代表人或委托代理人签章，并加盖单位公章或合同专用章；相对方为自然人的，合同应当由其本人签署。

  合同承办部门应当核对相对方签字、盖章的真实性。授权签约代表的身份证明、授权委托书应存档。

  第三十条合同签字后，学校印鉴管理人员应当在每份合同文本签署人位置加盖学校印章，同时在每份合同文本上加盖骑缝章。有附件的合同，附件应与主合同一起加盖骑缝章。

  第三十一条签订合同时，应明确签订时间。学校不允许倒签合同。倒签合同是指合同双方在合同签订生效之前慢慢的开始实际履行合同，而在合同履行过程中或履行完毕后补签合同的现象。

  第三十二条学校严禁恶意拆分合同。恶意拆分合同是指为规避国家法律和法规和学校相关规定，故意将本应一次签订的合同拆分为多个合同签订。

  第三十三条合同承办部门和承办人应对提交加盖学校印章的合同文本的内容真实性、完整性负责。提交盖章的合同版本应当与经过审查的版本保持一致。

  第三十四条合同生效后，承办部门应安排承办人对合同的履行进行跟踪管理，及时、全面跟进合同履行。

  合同综合管理部门、合同归口管理部门、合同监督部门负责对合同履行情况做监督、检查。

  第三十五条合同的收款与付款是合同履行过程中的重要环节，合同承办部门应积极按照学校财务规定做好收款、付款工作，确保合同收款及时足额，付款准确无误。

  财务部门依据财务制度、本办法及合同条款、验收凭证、入库手续、决算书、发票等凭据，办理结算业务。违反财务制度、本办法或未按合同条款履约的，财务部门不予结算。

  第三十六条合同履行实行报备制度。合同承办部门要向合同综合管理部门报备的情况有：

  （一）合同履行中发现不正常的情况，包括：对方经营状况严重恶化；转移财产、抽逃资金，逃避债务；丧失商业信誉；有欺诈行为；有丧失或者可能会丧失履约能力的其他情形；

  第三十七条合同一经生效，当事各方应当全面履行。确需变更或解除合同的，合同承办部门应填报《烟台职业学院合同改变解除审签表》，经原合同审查部门会签并按程序审批。如有必要可由合同承办部门或合同归口管理部门组织有关部门或校内外专家对其进行论证。

  变更或解除合同的建议、答复、谈判、双方往来文件等资料，一律采用书面形式，并交合同综合管理部门存档备查。

  第三十八条合同相对方违约的，承办部门应当及时将出现的问题、拟采取的措施向学校领导汇报，并向合同综合管理部门报备，积极采取一定的措施防止损失扩大。需催促合同相对方履约的，承办部门商请法律顾问出具履约催促函。除直接送达外，承办部门还可通过邮政特快专递（EMS）发送履约催促函并取得快递单、发票、送达回执等书面证据。

  需要其他部门配合的，应当及时向有关部门通报；情况紧急的，应当立即通知财务部门中止付款。

  第三十九条合同履行中发生纠纷的，合同承办部门和承办人必须及时妥善处理，有关部门应协助并提供有关联的资料。协商不成的，应当在诉讼时效期间内及时向法律顾问通报、向学校领导汇报。

  处理合同纠纷时，非经学校书面授权，任何部门或个人不得向对方做出实质性答复或者承诺。

  第四十条因合同纠纷引发的诉讼或仲裁，合同承办部门和承办人应当及时向学校领导汇报，由合同综合管理部门召集有关部门组成处理小组，研究确定纠纷解决方案，参与纠纷的协商、调解、诉讼或仲裁活动。合同纠纷处理完毕，合同综合管理部门应当及时将相关材料归档。

  第四十一条合同承办人应当在合同签订后一个工作日内，将合同原件、授权委托书、合同审核及用印审批单等材料送合同综合管理部门存档；在合同履行完毕三个工作日内，将履行完毕证明及其他相关材料送合同综合管理部门存档。

  第四十二条合同综合管理部门应当做好合同登记汇总工作，及时编制汇总表，记载合同编号、合同名称、合同当事人、合同标的、合同金额、合同履行及违约情况、变更和解除、涉及诉讼情况等事项。

  第四十三条合同承办部门和承办人、审查部门和审查人、审批部门和审批人、监督部门和监督人在签订和履行合同中，应当遵守本办法，认真履行职责，维护学校利益。有下列行为之一的，学校将视其情节轻重，按照法律法规和有关规定追究相关人员的责任；给学校造成损失的，追究其民事责任；涉嫌犯罪的，依法移交国家司法机关处理：

  （四）未认真调查合同相对方的主体资格、履约能力或权限等，造成学校利益损失的；

  （九）对合同资料保管不善、泄露合同涉及的国家秘密、工作秘密或商业秘密等造成不利后果或者故意销毁、隐匿合同材料的；

  （十）其他违反法律和法规和学校规章制度，在合同签订与履行中给学校造成损失的。

  第四十六条本办法自2023年9月1日起施行，有效期至2024年8月31日。2016年10月11日印发的《烟台职业学院合同管理办法》（烟职院字〔2016〕39号）同时废止。

  主体资格合法□ 资信状况良好□ 履约能力良好□ 商业信誉良好□ 无不良记录£产品、服务合法□ 必要的产品、服务认证□ 有委托代理权限□

  （上传营业执照及相关资质PDF、“全国法院被执行人信息查询系统”“失信被执行人查询系统”查验截图）

  1.我部门已仔细审核对方当事人的资信和履约能力，对合同事项做了可行性分析论证，并向合同业务审核部门做了汇报。

  2.我部门对合同的预期收益和风险做了充分的评估和分析，风险和也许会出现的不利情况能获得有效控制，合同条款中对也许会出现争议和导致学校不利的情况做了尽可能的规避和防范。

  3.合同签订后，我部门会严格依规定执行合同，收集保存完整的合同资料，并将合同文本等及时提交合同综合管理部门存档，及时向学校报告合同执行进展情况及期间发生的任意的毛病，保证不会因为我方原因给合同的执行造成影响，给学校带来不利影响或损失。